Bonjour,  
 
je recherche une solution de centralisation de la documentation et des procédures pour le service I.T
L’idéal serait une interface Web, dans laquelle on puisse rechercher les docs souhaités.
Pour simplifier la mise a jour des procédures, celle-ci serait toujours stockées comme actuellement
dans des dossiers sur un serveur de fichier.
Le but de l'application, serait la rapidité de recherche d'une doc grâce au mot clé associé,  
ensuite un lien pointant sur le document permettrai de l'ouvrir.
 
Utilisez vous ce type de soft ? si oui lequel ?  
si non, comment faites vous avec vos docs et procédure ?
 
Merci pour vos réponses et conseils
 
WR

,
 
Base de connaissance ici.

Merci,  
je vois que je ne suis pas le seul a avoir viré Lotus Notes.
 
Sinon d'autres conseils ?

D'après ce que tu recherches.
 
Je pense que SharePoint pourrait t'intéresser. C'est une application Microsoft qui permet de créer simplement des sites collaboratifs et centraliser de la documentation par interface web.

Oui j'ai bien pensé a Sharepoint, mais ça n'as pas l'air si simple et on a aucune compétence en interne la dessus
on a un projet de plateforme qualité sur Sharepoint cette année, mais il n'y a rien de fait encore...
Sinon je patiente le temps que ça se mette en place et qu'on prennent un peu d’expérience dessus.

A premier abord Sharepoint parait compliqué, mais comme tout logiciel il faut se documenter.
 
Pour ma part, nous le mettons actuellement en place dans ma boite, j'apprends sur le tas, et j'ai acheté un livre pour en connaître les bases.
 
Les gros avantages de l'outil c'est son intégration dans un environnement microsoft, avec l'authentification automatique, la liaison avec la suite Office...

Bonjour,
 
Vous n'avez pas indiqué la taille de la structure ni pour quel contexte (orienté dev, support...: ça changera bcp de chose).
 
Dans les petites et moyennes structures avec une IT orientée services, j'ai souvent mis en place ceci:
Sur le réseau, un partage dédié à l'IT avec l'arborescence suivante:
- Les systèmes et le réseau (ex: topologie, nomenclatures, ...)
- Les logiciels (ex.: topologie, procédures d'install...)
- Les docs techniques (ex: l'infra virtualisé, la config des switch, les FW...)
- Les télécoms (listing avec le max d'info sur ADSL/SDSL/M2M/LS/fixe/portables/...)
- Les contrats de maintenance, licences, garanties  
- Les mots de passe (via un trousseau)
- Les procédures (backup, DRP, support, modélisation des procédures, ...)
etc.
 
C'est simple et assez efficace.  
Pas adapté à une société de services mais bien à un service IT au sein d'une entreprise.
 
Si l'organisation est bien faite dès le départ, il n'y a généralement aucun problème de recherche de document. Il suffit que les utilisateurs fassent preuve de rigueur dans le classement et la nomination des fichiers (ou déléguer la tâche à une seule personne).
 
Sharepoint est interessant pour les HowTo.
En classement je suis plus mitigé (on utilise aussi VSS), on se retrouvera avec la même problématique que dans une arborescence sur un serveur: où ranger quoi?
Le moteur de recherche?
Si comme moi vous avez pas mal de fichiers scannés ou de fichiers visio, on retrouvera la même problématique que dans la méthode donnée au départ.

Nous sommes un service IT dans une entreprise industrielle d'env. 500 Pers.
Les docs sont actuellement sur un serveur de fichier avec une arborescence a peu près similaire
mais ce n'est pas évident de tout ranger correctement.
si je prends ton exemple, tu peux avoir de la doc réseau dans :  
 
- Les systèmes et le réseau (ex: topologie, nomenclatures, ...)
- Les logiciels (ex.: topologie, procédures d'install...)
- Les docs techniques (ex: l'infra virtualisé, la config des switch, les FW...)
- Les télécoms (listing avec le max d'info sur ADSL/SDSL/M2M/LS/fixe/portables/...)
- Les contrats de maintenance, licences, garanties  
- Les procédures (backup, DRP, support, modélisation des procédures, ...)
 
pas évident..
 
J'avais testé une appli type Wiki, ou on avait mis des documents avec un titre explicite et la recherche par mot clés  était très rapide.  
tout n'étais pas parfait mais cela fonctionnait assez bien, je pense orienter mes recherche de ce coté la
et garder une arborescence avec des catégories comme ci-dessus.
 
Je posterais ici le résultat si ça intéresse qqun
 

Quoi que l'on fasse, ce ne sera pas évident.
La gestion documentaire est un vrai casse tête, et ce malgré les outils à disposition.

Dokuwiki pour du travail collaboratif « simple ».
Alfresco pour gérer des workflows plus complexe, gestion documentaire complète, et gratuite en version community.  

 
C'est clair, dur de trouver le bon compromis