Bonjour,
 
La gestion de la doc pose beaucoup de problèmes de cohérence dans une entreprise
Tout les utilisateurs ont leurs habitudes avec LEUR répertoires les admins modifient tout le temps les docs créent des repertoires "en cours" ou "projet ceci" "projet cela"
et le pire c'est quand le répertoire racine est en acces écriture a tous !
 
ca devient un vrai cafarnahum !
 
comment faites vous pour organiser la documentation ?
en un mot , : comment c'est chez vous ? et qu'est-ce que vous changeriez pour améliorer votre gestion de la doc
J'attends vos conseils !

Il faut déjà commencer par une séparation entre les documents de travail, les documents peros et les travaux en cours.
 
Ca passe par une phase d'explication et d'éducation des utilisateurs, mais au final, s'ils arrivent à comprendre l'intérêt d'une vraie organisation, ça peut marcher.
 
Je pense que tu dois commencer par créer un arbre plus rigide, qui doit répondre à deux critères : rigidité de classement avec un peu de souplesse (ou faire croire à...) aux users.

D'accord, ce ne sont pas eux qui doivent décider comme gerer la documentation.mais moi en tant qu'admin
La difficulté que j'ai actuellement c'est qu'ils ne sont pas du tout éduqués et crient au loup des qu'on parle de changer le nom d'un répertoire.
Il va falloir que j'enleve les droits d'ecriture a tous pour redistribuer les droits d'acces.
 
Aussi j'ai eu une idée , c'est de passer par une interface html , php ou autre pour afficher l'arborescence et voire, integrer un petit moteur de r"echerche par mots clé
existe-t-il un soft qui fasse ca ?

un intranet ?
 
sinon,  je suis d'accord que la gestion de document passe par une education des utilisateurs sur le rangement.
 
Par exemple, j'ai presque fini de monter un serveur de fichiers (base donnée + documents )
Je sépare sur plusieurs volumes les types de documents en ayant préparé à l'avance une arborescence de répertoire qui oblige les utilisateurs à classer!
 
Là où il faut les éduquer, c'est dans la manière qu'ils nomment leurs fichiers :
 
exemple dans un repertoire de congrès , la correspondance des clients nécessite d'avoir un nom de fichier comme: NOM Prenom annéeMoisjour objet.
on retrouvera alors tous les fichiers classé par ordre alphabétique puis date et ensemble pour ce nom dans l'explorateur.
 
un autre exemple pour la PAO: dans un repertoire congrès spécifique
Année objet
 
ainsi on retrouvera toutes les images pour chaque congrès

Je doute qu'une interface web type CVS plaise aux users.
Pour la restriction des droits, c'est toujours problèmatique à faire car tu auras toujours des fichiers qui seront partagés entre différents secteurs de l'entreprise (et jamais les fichiers que tu as décidé...).
 
Pour ce qui est de l'indexation des fichiers, il faut un logiciel qui aille extraire le contenu des documents Office (.doc, .xls...). Ca existe, mais c'est pas mon domaine.

je comprends bien maintenant que ca va etre tres dur et que ca l'est pour vous aussi
déjà il me faut centraliser toutes les documentations parceque y'en a partout !
et dans un deuxieme temps classer les doc par services internes
ensuite séparer par doc comunes puis par utilisateur
 
dites moi si pour l'instant ca peut etre jouable
 
après ce tri , qui va faire jazer, c'est sur, il faut que j'integre un répertoire spécial pour les doc en developpement avec une nomenclature très sérrée pour le nommage
 
Sinon j'aimerai integrer quand meme un outil de recherche pour les Admins, histoire de rechercher par mots clé
J'ai en tete la KB de Microsoft qui est géniale , basée sur du HTML

Déjà que c'est pas évident de faire comprendre aux gens qu'il faut utiliser l'underscore au lieu de l'espace dans les noms de fichiers...

Il te faut une GED.
Dans ma boite on a une appli Domino, et je sais que c'est assez utilisé pour développer des GED.
Sinon je crois qu'il existe des projets Open Source, mais pas cherché/testé.

les projets open sources m'interressent aussi, je suis entrain de chercher uen solution de ce coté là

Serveur qu'entends tu par serveur de doc + bases de données ?
a quoi te sert la base de données ?

chez µsoft t'as Sharepoint Portal Server qui te fais la gestion des documents, et tout et tout

Mais ca marche comme une application  client serveur ou alors par interface web ?
Quels sont les retours des utilisateurs ?
 (je suis entrain de télécharger la version d'essai pour la tester )

Rohrim>
 
Bon archi désolé de ne pas t'avoir répondu,j'étais parti en vacances 10 jours..  
 
Ce que j'entendais par:
Doc = ensemble de documents des utilisateurs répartis sur plusieurs postes
La base de donnée= plusieurs tables de données gérées par un moteur et une appli servant d'interface pour rentrer, chercher, modifier des données (ex: Access, MySQL, SqlServer etc.. )
 
Si je parlais d'un intranet, c'est que c'est une solution également pour accéder, rechercher et même ranger des documents utilisateurs sur les différents postes, avec une gestion de sécurité associé aux documents suivant des droits utilisateurs et que tu peux affecter également par répertoire et même documents .
 
 
 
Comme le disait plus haut SYLVAINDNS, tu as une solution Micro$oft : sharepoint portal server qui fonctionne sur 2000server et + .. (Avant cela sur NT4, il te fallait déployer un système hyper-merdique et fragile dont le nom m'est sorti, mais à base de technologie activeX, ASP, IIS, dont le moteur de recherche basé ce système était accessible via une page ASP et pouvait te donner les documents déployés sur le serveur gérant les documents en fonction de mots clés et des critères du type de documents (excel, word..), de la dernière date d'écriture, etc.. La mise en place des documents sur le serveur se faisaient par les utilisateurs via une page ASP et un activeX ) La technologie ActiveX nécessitait des connaissances ou des softs de dévellopement MS et rendait le système fragile (ça marche sur un poste , mais pas sur l'autre..très c..)
 
Bref, avec sharepoint qui fut l'évolution de ce système, tu peux développer assez facilement une interface web qui fonctionnera avec IIS et permettra à tes utilisateurs d'être orienté par tes pages intranet vers la section qui les concerne,puis de ranger leurs documents par copier-coller toujours via cette interface web. Le moteur de recherche est celui intégré au serveur, et te permet de retrouver les documents non seulement par le contenu, mais aussi par des critères associés aux documents tels que la dernière date de modification, type de document, auteur, etc..
La sécurité associé aux documents dépendra comment tu configures tes groupes etleurs droits, ainsi que les droits utilisateurs, puis de quels droits (écriture, modification, lecture) tu associes aux répertoires et documents..
 
Les inconvénients à ce système (comme toute solution MS) sont :
-une lourdeur terrible quand le nombre de documents et utilisateurs deviennent important
- il faut que les postes utilisateurs soient sous XP (bonjour le prix des licences)
- prévoit un ou deux utilisateurs à temps plein pour la gestion de ce système (la sécurité (modification des utilisateurs entrant et sortant) + intranet (IIS,pages web, etc..)  + sauvegardes, etc.
- IE obligatoire sur les postes utilisateurs pour accéder à l'intranet (à cause de la gestion des droits d'accès)
- quand ça crashe, ça peut être très long à savoir d'où ça vient..  
 
 
Ensuite il existe aussi d'autres solutions dans le domaine gratuit(PHP/MYSQL/Apache) qui  sont du domaine gratuit, mais nécéssite pas mal de compétences en développement (en PHP, on avait développé un petit moteur de recherche qui cherchaient dans le contenu et affichaient les résultats sous formes de liens vers ces documents )
Mais je ne m'y connais pas assez pour te dire ce qu'il estpossible de faire avec.
 
Il existe d'autres solutions + chères comme le précisaient d'autres plus haut.
 
Pour ma part, comme on est qu'un petit nombre (inférieur à 15) j'ai simplement fait des partitions et des répertoires cohérent dans la manière de ranger et ce sont les utilisateurs qui gèrent leurs documents (la recherche de ceux-ci s'effectuant par le moteur de 2000server).. quant à la base de données elle est sur une partition a part.. en espérant que mes explications t'aideront un peu..